Ada banyak jenis penipuan yang dapat terjadi dalam suatu bisnis, seperti penipuan aset, biaya, dan inventaris. Persediaan memegang peranan penting dalam suatu usaha karena merupakan barang yang dimiliki oleh usaha mikro, kecil, dan menengah untuk dijual dalam aktivitas normalnya. Tanpa pengendalian yang baik dan benar, persediaan barang dagangan dapat menjadi sumber penipuan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
Pengendalian internal dirancang untuk mencegah penipuan, melindungi aset, dan mengoptimalkan sumber daya bisnis dalam seluruh aktivitas operasi. Oleh karena itu, pengendalian internal terhadap persediaan barang dagangan diperlukan untuk mencegah penipuan dan mempercepat keluar masuknya barang dagangan untuk menstabilkan bisnis dan memenuhi permintaan pasar.
Pengendalian internal merupakan seperangkat prosedur dan kebijakan yang diterapkan oleh manajemen perusahaan untuk melindungi aset perusahaan, menjamin keakuratan pelaporan keuangan, dan meminimalkan risiko yang dapat mengganggu pencapaian tujuan bisnis. (Alvin A. Ahrens, Randall J. Elder, dan Mark S. Beasley, 2021)
Menurut OJK, pengendalian internal merujuk pada sistem yang dibuat oleh sebuah perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi, melindungi aset, menjaga akurasi data akuntansi, memastikan kedisiplinan, dan meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap kebijakan perusahaan. Pengendalian internal merupakan suatu kerangka kerja pengendalian yang mencakup struktur organisasi, metode, dan prosedur yang telah ditetapkan dalam perusahaan tersebut.
Persediaan barang dagangan adalah barang dagangan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dan dimaksudkan untuk dijual dalam operasional bisnisnya. Ini termasuk produk yang sudah jadi dan siap dijual ke pelanggan. (Sumasso SR, 2019)
Persediaan barang dagangan adalah kumpulan barang dagangan yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual kepada pelanggan selama operasi bisnis normal. Barang-barang tersebut merupakan barang jadi, dan nilai persediaan barang tersebut akan mempengaruhi laba kotor perusahaan pada saat barang tersebut dijual. (Donald E. Keeso, Jerry J. Weigandt, dan Terry D. Warfield, 2021)
Pengendalian internal atas persediaan barang dagangan adalah serangkaian tindakan dan kebijakan yang diterapkan oleh suatu organisasi atau bisnis untuk mengelola dan menjaga keakuratan persediaan barang dagangannya. Tujuan utama pengendalian persediaan internal adalah untuk mencegah penipuan, mengurangi risiko kerugian dan memastikan persediaan selalu tersedia saat dibutuhkan.
Kontrol inventaris yang kuat membantu mencegah penipuan dalam manajemen inventaris. Penipuan inventaris mencakup pencurian barang, manipulasi data, atau praktik penipuan lainnya yang merugikan bisnis.
Berikut beberapa pengendalian internal yang dapat diterapkan untuk membantu mencegah penipuan persediaan pada UMKM:
- Pemisahan fungsi/tugas : Prinsip pemisahan fungsi merupakan bagian penting dalam pengendalian internal. Di tingkat UMKM, pastikan tugas-tugas terkait inventaris dipisahkan dengan baik. Misalnya, orang/departemen yang bertanggung jawab menerima barang fisik tidak boleh memiliki akses langsung ke bagian catatan inventaris dalam sistem dan harus disimpan secara terpisah. Hal ini membantu mencegah manipulasi atau penyalahgunaan data inventaris. (COSO – Kerangka Komprehensif untuk Pengendalian Internal)
- sistem informasi yang terkomputerisasi
Mencatat seluruh transaksi persediaan barang dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem harus mampu mencatat seluruh barang masuk dan keluar secara akurat serta memberikan visibilitas inventaris yang baik. Hal ini membantu mencegah kesalahan manusia dan mencatat semua transaksi secara konsisten. (American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) – Information Systems Control and Audit)
- Catatan reguler
Pencatatan fisik dilakukan secara teratur dan inventaris fisik dibandingkan dengan catatan dalam sistem. Pencatatan yang teratur membantu memastikan bahwa catatan inventaris akurat dan mengidentifikasi perbedaan yang mungkin diakibatkan oleh pencurian atau kesalahan pencatatan. (Institut Auditor Internal (IIA) – Kerangka Praktik Profesional Internasional). Selain pencatatan, pemantauan dan pengelolaan persediaan barang dagangan secara berkala juga bertujuan untuk memastikan ketersediaan barang dagangan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menghindari kerugian akibat barang dagangan yang rusak atau kadaluwarsa.
- Kebijakan prosedural yang ketat
Menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas terkait pengelolaan inventaris, seperti aturan mengenai pembelian, pencairan, pengiriman barang dan penanggung jawab kegiatan. Pastikan seluruh karyawan memahami dan mematuhi kebijakan ini untuk menghindari penipuan (Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) – Management Accounting Guidelines)
- Melakukan pengawasan yang teliti terhadap karyawan atau pegawai yang memiliki akses ke bagian persediaan, termasuk pemisahan tugas dan pembatasan akses, adalah suatu tindakan penting. Periksa secara berkala catatan mereka dan awasi aktivitas yang mencurigakan, karena hal ini dapat membantu mencegah serta mendeteksi penipuan atau kecurangan dalam pengelolaan persediaan (seperti yang dijelaskan dalam Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) – Fraud Examination Manual).
- Selain itu, melaksanakan audit internal secara rutin atau menggunakan jasa auditor independen untuk memeriksa proses dan sistem pengendalian persediaan juga sangat penting. Tujuan utama dari audit internal adalah untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan untuk mengelola persediaan diikuti dengan seksama. Hasil audit ini perlu dievaluasi, dan jika ditemukan masalah, tindakan korektif harus segera diambil (sesuai dengan The Institute of Internal Auditors (IIA) – International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing).
Dengan menerapkan pengendalian internal terhadap persediaan barang dagangan, diharapkan UMKM dapat mengurangi risiko tindak kecurangan, melindungi aset, meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional, meningkatkan pelayanan dan reputasi, mengembangkan kemampuan SDM, serta mencapai tujuan yang diinginkan.
